紙媒体での重要書類の管理では、どうしても置き場所の確保や必要書類の検索に大きな時間がかかってしまうという問題があります。
契約書などは紙で保存しておくのではなく電子化したほうが、持ち出しや不正に繋がらないという大きなメリットがあります。

システムを導入

しかし便利な文書の電子化も、セキュリティ面では若干の不安があります。
電子化をした文書の場合、紙媒体ならダンボール数箱にもなってしまうような書類も、USBメモリやCD、DVDなどを使えばポケットに入れることができるほどの大きさで持ちだしてしまうことが可能です。
そこで、便利な電子文書の管理には適切なセキュリティ対策ができるシステムを導入する必要があります。

しかし文書データの安全管理はともすると非常に煩雑で、あまりパソコン操作に明るくないような人では毎回セキュリティポリシーに従った方法がとれないということもあります。
そこが情報セキュリティ部門にとって悩ましいところで、確実に文書の外部漏洩ができるようなシステムであると同時に、ITリテラシーのそれほど高くない人であっても毎日簡単に利用ができるものにする必要があります。
そこで文書管理と契約書管理について、大変利便性が高いシステムを紹介していきたいと思います。

参考サイト：https://keiyakushokanri.jp/

上記のサイトでは社内で使用する複数のパソコンで作成された文書について、一元的に管理ができるようにするとともに、その作成における進捗状況を適切に管理できるシステムが紹介されています。

特化したシステムを導入

社内で作成される電子文書は作成開始から完成までを一人の手のみで行われることはほとんどなく、途中で他の従業員からのチェックや書き直しなどが起こります。
さらに複数の人の手により作成する文書の場合、最終納期や他に関連するファイルとの連携などの関係で、あちこちにデータが散らばってしまいがちで、最終的に一つの形としてまとめるためにまた煩雑な手順が必要になります。
そこで上記のシステムを導入することにより、ファイルを中央のサーバーで一元管理ができるようになるとともに、その進捗状況を全員で共有することができます。
操作もドラッグ＆ドロップのみという簡単なものであるので、それほどパソコン操作に詳しくない人員でも用意に使いこなすことができます。
企業内で確実にセキュリティ管理をするなら、やはり専用の機能に特化したシステムを導入するのが一番のおすすめです。