電子メール誤送信

ホントは怖いメール誤送信の実態

今や仕事での通信手段として当たり前に使用されている電子メールですが、実はその利用実態を調べてみると驚くほど誤送信経験者が多いことがわかります。
仕事で毎日のようにメールを使用している人に対してのアンケート調査によると、誤送信を経験したことが「ある」と回答した人の割合は全体の約50%程度となっています。

誤送信を起こした理由として挙げてもらった内容を見てみると、「同姓の人を宛先にしてしまった」というようなケースや、仕事用のアドレスとプライベートアドレスを間違えて送信してしまったというようなことなどがあります。

大抵のものはちょっと謝罪すればそれですむような程度の軽いものではあるのですが、中には重要な添付ファイルを付けたまま全く違う人に向けて送ってしまったりといった、企業にとっては大きな不祥事につながってしまうようなこともあります。

メール誤送信からの情報漏洩の危険性

メール誤送信で最も恐ろしいのは、そこから重要な個人情報などが外部に漏れてしまうということです。
いまや個人情報の漏洩は企業業績を一気に急落させてしまう危険性のある重大案件です。

情報漏洩の原因についてはさまざまな調査が行われていますが、事件全体のうち約40%を占めているのが「誤操作」による漏洩となっています。
また電子メールによる情報漏洩も年間で起こる情報漏えい事件のうちの4割程度となっており、本人が意識せずに行ってしまったミスによる漏洩事件が多いことがうかがえます。

個人情報保護法が成立したのは2005年ですが、それ以前までは誤送信があっても間違えて送ってしまった相手に削除を求めることで対応をしてもらっていました。
しかし法案が施行されてからはそうした相手の善意で「なかったこと」にしてもらうことができなくなり、一気に漏洩件数は増加することになりました。

メール誤送信による企業の不祥事の中には、読売西部本社で贈賄に関する取材結果を他の報道関係者に誤って送信してしまったということで男性記者が論旨退職になったことのほか、BCやCCの操作ミスにより国家試験合格者のメールアドレスが大量流出してしまった事例などこれまで数多くの事件があります。

とっておくべき対応策とは

とはいえメールは「送信」のボタンをクリックした瞬間にはもう手遅れという即時性のあるものなのです。
そのため「あっ!」と思ったときにはもう遅いというようなこともよくあります。

そこで誤送信による企業のリスクをなくすため、今個人レベルではなく企業全体として対策をとっていくという方法がとられるようになってきています。

誤送信対策として有名なものとしては、Googleの提供するGmailにおける「Mail Goggles」というものがあります。
こちらはGmailを使ってメールを送信しようとすると、計算問題が画面に表示されるようになっておりそれに回答をしないと送信ができないという機能です。

面倒なようですが、こうした1テンポ置いてからの送信にすることで誤送信のかなりを防ぐことができるようになっています。
他にもセキュリティ管理会社がメールサーバーを監視する役割をするといった、内部の管理方法も多くの企業で導入されています。