企業における文書の電子化と問題点

PC2業務の効率化や環境保全のため、急速に進められているのが文書の電子化です。
現在どのような業種・業態の企業においても、パソコンは必要不可欠なツールとなっており、業務に関わる書類のほとんどは紙媒体ではなく画面上で作成をすることがほとんどです。
紙ベースでの文書管理と違ってパソコンでの文書作成では、記録内容が一元的に取り扱うことができるとともに、保存に場所をとることがないという大きなメリットがあります。
例えば請求書や納品書といった取引書類も、数十年前のように手書きでやり取りをしていたときには複写式の用紙を切り取って保管しなくてはならず、業務が数年~10年にもなってくるとその保管だけに専用の倉庫を用意しなくてはいけませんでした。
何らかの事情で過去のデータを確認しなくてはならないときも、それら膨大な紙の山の中から1ページずつめくって必要な部分を探さなくてはならないという大変時間かかります。

そこで、2005年4月1日より、政府は産業競争力を高めるために、民間企業における紙文書による保存に関してかけられていた規制を大幅に緩める、「e-文書法」を施行しました。
それまでは、民間企業が納税や証券取引などにかかわる重要書類を保管するときには必ず紙文書によらなければならないことになっていたのですが、それを電子文書によって代替することができることになりました。

参考サイト:http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/nyumon1.html

この法律の施行によって電子化が認められるようになったのは、帳簿の他、医療機関におけるカルテや処方箋、また企業内でやりとりされる稟議書まで、ほぼ全ての書類となっています。
企業は紙文書をスキャナなどによって電子化してハードディスクやCD、DVDなど記録メディアに保存することができるようになりました。

しかし、便利な書類の電子化も完璧ではなく新たな問題が生じてきました。
それが情報漏えいや社内のシステムへの侵入によるファイルの破損や書き換えなどセキュリティ面です。
情報の保管や移動が簡易になったということはそれだけ外部から持ち出しや不正な閲覧がされやすい状態になっているということでもあるからです。
そこでこのサイトでは、現在の企業における電子書類の取り扱い状況を調べるとともに、必要な対策とはどのようなものかについてを項目別に紹介をしていきます。
企業担当者の方はもちろん、仕事でパソコンを使用する全ての人もぜひ参考にしてください。

サイト内容紹介

情報漏えい対策
企業で対策を行うには、情報漏えい対策のセキュリティポリシーを策定し、それを守る必要があります。

不正アクセス対策
不正アクセスとは、コンピューターの脆弱性を利用して不正に侵入する行為です。
安易なパスワード設定、制御が甘いなどのことから侵入されることが多いパターンなどを紹介しつつ、具体的な対策を紹介します。

ウイルス対策
ウイルスと言われているものには、ワーム、トロイの木馬、ボットなどがあります。
愉快犯的な目的で作られることが多いのですが、どのように侵入や被害があるかを説明します。

コラム

知っておきたいセキュリティ用語
・スマートフォンのセキュリティ対策~coming soon~

My music selection makes last.fm look good

You can't see my music, but that doesn't mean it's not there.

Recent comments

WordPress Theme designed by Chris Wallace.

Valid XHTML 1.0 Strict